Estos días he estado preparando mi primera formación para mis compañeros y poco a poco iré actualizando las demás publicaciones para dejarlas como esta. Por lo pronto os dejo un tutorial de Google Drive, un disco duro en la nube muy práctico, sencillo y para toda la familia.
Google Drive es una herramienta esencial para poder guardar todo tipo de archivos de manera gratuita en la nube y compartirlos con otras personas que también lo utilicen. La principal ventaja de Drive es que ya no hay que llevar encima engorrosos discos duros externos o pendrives que no hacen más que perderse ya que con sólo iniciar la sesión con la cuenta en cualquier dispositivo nos encontraremos todos los archivos que tenemos.
Para entrar a Drive, se puede utilizar los 9 puntitos que aparecen arriba a la derecha, poniendo “Google Drive” en el buscador o pinchando en este enlace.
Una vez que entramos dentro, nos encontramos esta pantalla:
A la izquierda de la pantalla tenemos el menú que iremos tratándolo conforme vayamos hablando de las diferentes opciones. En el centro encontramos los archivos guardados y a la derecha las últimas modificaciones que se ha realizado.
Una vez dentro de la herramienta podremos crear archivos nuevos o subirlos desde el pc a partir del botón “Nuevo”.
Crear archivo: Para crear un archivo, elegimos el tipo de archivo que queremos crear con las diferentes herramientas de G Suite. Al pulsar, se creará un documento, hoja de cálculo o cualquier otro archivo que se guardará en principio en “Mi unidad”, si queremos moverlo podremos hacerlo desde el propio archivo o posteriormente desde Drive (explicado más adelante).
Subir archivo desde el PC: Podemos subir tanto un archivo como una carpeta. Al pulsar en cualquiera de las dos opciones, se nos abrirá una ventana emergente con los archivos y carpetas de nuestro PC.
También podemos subir tanto archivos como carpetas simplemente arrastrando lo que queremos subir hacia el lugar donde tenemos intención de guardarlo.
La opción que nos brinda Drive para compartir archivos y carpetas es la más útil si hablamos en el ámbito de la docencia. Para hacerlo debemos seleccionar los archivos y/o carpetas que queremos que otros compañeros puedan ver y pulsar arriba a la derecha, teniendo estas dos opciones
Compartir directamente: Pulsando en podemos compartir directamente cualquier archivo con las personas interesadas, incluso darle un acceso temporal. Podemos elegir que sean:
Editor: Los editores pueden trabajar en la misma carpeta o archivo desde ordenadores distintos, pudiendo crear un directorio compartido que se actualiza en el momento, lo que es muy interesante para el trabajo cooperativo en época COVID.
Lector: Los que tienen esta opción pueden ver la carpeta pero no podrán ni modificar, subir o borrar archivos dentro de ella. Al igual que si lo que hemos compartido es un archivo, no podrá modificarlo.
Comentador: Podrá simplemente comentar dentro de los archivos de la carpeta.
Compartir por enlace: Pulsando en el botón obtendremos un enlace directo con diferentes opciones:
Restringido: Sólo las personas que tengan el enlace y que además hayamos añadido en “compartir” de la anterior opción.
Centro: En caso que sea una cuenta de G Suite gestionada por un centro escolar, podrán abrirlo todos aquellos que entren con una cuenta de dicho centro al pulsar el enlace.
Cualquier persona con el enlace: Cualquier cuenta podría entrar siempre y cuando tenga el enlace.
Estos archivos aparecerán dentro del apartado “Compartido conmigo”.
Las unidades compartidas se pueden crear pulsando en el botón “Nuevo” dentro del menú en “Unidades compartidas” (mirar imagen del punto 1). La diferencia entre los archivos/carpetas compartidas y las unidades compartidas es que estas últimas se mantienen aunque los usuarios abandonen la carpeta.
Como ejemplo, podemos crear una carpeta en un centro que se denomine “Departamento de Ciencias” en el que se encuentren materiales y programaciones, de manera que los profesores nuevos que tengan asignaturas de dicho departamento, solamente tendrán que entrar a dicha unidad y tomar de ella los archivos necesarios.
En caso de que por alguna razón deseemos descargar los archivos, se puede hacer seleccionando el archivo y dándole al botón derecho del ratón (o manteniendo pulsado si es un Chromebook táctil y pulsar “Descargar”.
